I. ZMIANY W 2022 r. W WYLICZANIU WYNAGRODZEŃ PRACOWNIKA, ZLECENIOBIORCY I CZŁONKÓW ZARZĄDU – WARSZTAT

1. Pracownik – wyliczenie wynagrodzenia za pracę wg Nowego Ładu – warsztat

• nowa kwota wolna od podatku – wpływ na wynagrodzenia pracowników i osób zatrudnionych
• ulga dla klasy średniej – wyliczenia i problemy praktyczne (w tym: co liczyć do przychodu, kilka list płac w tym samym miesiącu)
• zerowy PIT – nowe ulgi (wzory oświadczeń)
  • ulga dla seniora
  • ulga na powrót
  • ulga dla rodzica 4+
• obniżenie składki zdrowotnej – warsztat, wyliczenia
• obniżenie zaliczki na podatek dochodowy – mechanizm wg rozporządzenia z dnia 07.01.2021 r. i Ustawy z dnia 27.01.2022 r.
• brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej
• podniesienie progu podatkowego
• porównanie wyliczenia wynagrodzenia wg „starego” i Nowego Ładu – czy Polski Ład spowoduje wzrost wynagrodzeń netto i kosztów pracodawcy – wyliczenie porównawcze
• Nowy Ład a zmiany w wykorzystaniu przez pracowników samochodów służbowych na cele prywatne

2. Umowa zlecenie, umowa o dzieło i inne umowy cywilnoprawne

• podniesienie limitu 50% KUP
• wniosek o niepobieranie zaliczki na podatek dochodowy – warunki, wzór wniosku
• zerowy PIT w wynagrodzeniach zleceniobiorców
• brak możliwości odliczenia składki zdrowotnej

3. Wynagrodzenie osoby pełniącej funkcję z powołania (członkowie zarządu, prokurenci)

4. Nowe wzory dokumentów rozliczeniowych

5. Nowe terminy rozliczenia składek

II. NOWE ZASADY USTALANIA OKRESU ZASIŁKOWEGO

1. Zasady zliczania okresów niezdolności do pracy do jednego okresu zasiłkowego

2. Skrócenie okresu pobierania zasiłku chorobowego po ustaniu ubezpieczenia

3. Zmiany w zakresie ustalania podstaw zasiłków

4. Zmiana wysokości zasiłku chorobowego za pobyt w szpitalu

5. Przyznanie prawa do zasiłku macierzyńskiego po ustaniu ubezpieczenia chorobowego

6. Obowiązek pracodawcy w zakresie dostarczenia do ZUS niezbędnych danych do ustalenia prawa i wysokości świadczeń z ubezpieczenia chorobowego

III. CZAS PRACY

1. Karta ewidencji czasu pracy

• zakres informacji (m.in. jak ustalić godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, jak oznaczyć tytuł udzielenia dnia wolnego od pracy)
• wzór karty ewidencji czasu pracy, sposób wypełniania ewidencji – omówienie
• karta ewidencji czasu pracy a lista obecności
• ewidencjonowanie przerw w pracy
• ewidencjonowanie minut pracy
• rodzaj nieobecności w pracy w ewidencji czasu pracy
• kilka rodzajów nieobecności w ciągu dnia pracy
• pracownicy nieobjęci obowiązkiem ewidencjonowania godzin pracy Skutki nieprowadzenia ewidencji

2. Lista obecności według RODO

• obowiązek prowadzenia
• zbiorowa / indywidualna lista obecności a RODO
• lista obecności – treść (wskazanie godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, wskazywanie przyczyn nieobecności w pracy)
• inne sposoby potwierdzania przybycia i obecności w pracy
• potwierdzenie przybycia do pracy a podróż służbowa, urlop na żądanie
• wzór z omówieniem

3. Zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji czasu pracy

• okres przechowywania wniosków związanych z czasem pracy (w tym o urlop wypoczynkowy, opiekę nad dzieckiem zdrowym, tzw. urlop okolicznościowy)
• dokumentacja czasu pracy w postaci elektronicznej – wymogi techniczne

4. Wzory dokumentów obligatoryjnych

• wniosek pracownika dotyczący udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,
• niosek pracownika dotyczący ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty
• wniosek pracownika dotyczący stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),
• wniosek pracownika dotyczący stosowania weekendowego systemu czasu pracy
• wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401§ 1 Kodeksu pracy)
• wniosek pracownika dotyczący stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy)
• dokumenty związane ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy)
• dokumenty związane z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy)
•  dokumenty związane z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy
• zgoda pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy)

5. Harmonogram czasu pracy

• zasady tworzenia harmonogramów czasu pracy: czy istnieje prawny obowiązek ustalenia? na jaki okres muszą być tworzone? sposób ogłoszenia harmonogramu. modyfikacja obowiązującego harmonogramu; najczęstsze błędy pracodawców; konsekwencje błędów
  • wymiar czasu pracy
  • planowanie dni roboczych
  • odpoczynek dobowy i doba pracownicza
  • odpoczynki tygodniowe (35-godzinne i skrócone 24-godzinne)
  • rekompensata skrócenia odpoczynku dobowego i tygodniowego według orzecznictwa SN, kiedy i komu nie trzeba zapewniać
  • odpoczynku dobowego?
  • dni wolne od pracy
  • co czwarta niedziela wolna od pracy
  • nierównomierny rozkład czasu pracy
  • harmonogram czasu pracy niepełnoetatowca
  • harmonogram czasu pracy pracownika niepełnosprawnego
• harmonogramy czasu pracy w różnych systemach czasu pracy – przykłady
  • harmonogram w systemie podstawowym (8 godzin w czasie podstawowym, nierównomierny rozkład czasu pracy)
  • harmonogram w 4-brygadówce
  • harmonogram w ruchu ciągłym
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 12 godzin
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 16 godzin
  • harmonogram w systemie równoważnego czasu pracy do 24 godzin
  • harmonogram w systemie skróconego tygodnia pracy
  • harmonogram w systemie weekendowym
  • harmonogram w systemie przerywanym

6. Praca w godzinach nadliczbowych

• godziny nadliczbowe
  • dobowy, tygodniowy, miesięczny i roczny limit godzin nadliczbowych
  • wyliczenie godzin nadliczbowych dobowych
  • wyliczenie godzin nadliczbowych średniotygodniowych
  • pracownik zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy – godziny ponadwymiarowe i nadliczbowe
  • ewidencjonowanie pracy w dniu wolnym oraz ewidencjonowanie nieobecności w dniu udzielonym w zamian za pracę w dniu wolnym
  • modyfikacja obowiązującego harmonogramu ze względu na pracę w nadgodzinach
• rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych
  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych z uwzględnieniem najnowszego orzecznictwa SN
  • rozliczenie pracy w godzinach nadliczbowych czasem wolnym – na wniosek pracownika i z inicjatywy pracodawcy, w bieżącym i kolejnym okresie rozliczeniowym
  • miarkowanie wynagrodzenia za nadgodziny w sporach sądowych
  • bieg terminu przedawnienia wynagrodzenia za nadgodziny wg orzeczeń SN
• tzw. nienormowany czas pracy
  • pracownicy wykonujący pracę w nienormowanym czasie pracy
  • rekompensata za pracę poza normalnymi godzinami pracy
  • godziny nadliczbowe kadry kierowniczej wg orzeczeń SN

7. Czas pracy w treści regulaminu pracy

– wzór: prawidłowe zapisy (obligatoryjne i fakultatywne) regulaminu pracy

• postanowienia obligatoryjne regulaminu pracy w zakresie czasu pracy
  • wybór systemu czasu pracy – praktyczne wskazówki
  • okres rozliczeniowy – praktyczne wskazówki
  • pora nocna (w tym pora nocna kierowców i pracowników młodocianych)
  • potwierdzanie obecności w pracy
  • warunki przebywania na terenie zakładu w czasie pracy, przed jej rozpoczęciem i po jej zakończeniu
    • wyjścia prywatne
    • zasady przebywania przez pracowników na terenie zakładu poza godzinami pracy
  • usprawiedliwianie nieobecności
    • zwolnienie uprawniające do prawa do wynagrodzenia
    • zwolnienie, za które pracodawca wystawia zaświadczenie o wysokości utraconego zarobku
    • dowody usprawiedliwiające nieobecność pracownika
• postanowienia fakultatywne regulaminu pracy
  • niedziela i święto – określenie godzin
  • zmiana kodeksowego rocznego limitu godzin nadliczbowych
  • okresy wliczane do czasu pracy, w szczególności przerwy w pracy:
    • 15-minutowa przerwa
    • dodatkowa przerwa dla pracownika niepełnosprawnego
    • przerwa od pracy przed monitorem (czy praca przed laptopem uprawnia do przerwy)
    • przerwa na lunch
    • przerwa na karmienie dziecka piersią
    • przerwy dla pracowników niepełnosprawnych
  • praca zmianowa
  • wyjścia w celu załatwienia spraw prywatnych
  • ryczałty za noce lub nadgodziny
  • wyższe dodatki nocne
  • dodatki zmianowe i świąteczne
  • zasady rekompensaty dyżurów pełnionych przez pracowników
  • wynagrodzenie za wezwanie do sądu/prokuratury itd.

8. Obowiązkowe obwieszczenie o czasie pracy w sytuacji braku regulaminu pracy: obligatoryjna i rekomendowana treść, sposób poinformowania pracowników, termin przekazania

• wzór obwieszczenia
• wzór oświadczenia pracownika o zapoznaniu się z obwieszczeniem o czasie pracy

9. Czas pracy w treści umowy o pracę

– wzór: prawidłowe zapisy umowy o pracę

• podstawowe elementy umowne dotyczące każdego pracownika
• limit godzin ponadwymiarowych niepełnoetatowców, którego przekroczenie uprawnia do dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych – czy zapis ma charakter obligatoryjny, przykłady zapisów

10. Czas pracy na liście płac

• wynagrodzenie za godziny nadliczbowe
  • wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „normalne wynagrodzenie” z pracę w godzinach
  • nadliczbowych – które premie bierze się pod uwagę?
  • dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych: jak SN rozumie „wynagrodzenie wynikające z osobistego zaszeregowania” – czy
  • dodatek funkcyjny wchodzi do podstawy obliczania dodatku za nadgodziny?
  • wynagrodzenie za nadgodziny średniotygodniowe przy dłuższym niż miesięczny okresie rozliczeniowym
  • wpływ siatki płac na wynagrodzenie za nadgodziny
  • ryczałt za godziny nadliczbowe (zasady stosowania ryczałtu, sposób wprowadzania ryczałtu, kalkulacja wysokości ryczałtu,
  • ryczałt za nadgodziny a nieobecność pracownika – stanowisko Departamentu Prawnego Głównego Inspektoratu Pracy)
  • wpływ udzielania czasu wolnego w zamian za nadgodziny na wynagrodzenie
  • rekompensata w tym samym / innym miesiącu
• wpływ wyjść prywatnych na wynagrodzenie
• wynagrodzenie za godziny ponadwymiarowe pracowników niepełnoetatowych
• wynagrodzenie za pracę w nocy
• wynagrodzenie za dyżur
• wynagrodzenie za przerwy w systemie przerywanym

11. Pozostałe wzory dokumentów

• wnioski pracowników – wzory
  • wniosek o odbiór czasu wolnego za nadgodziny – wzór
  • wniosek o poinformowanie PIP o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy – wzór
• polecenia pracodawcy – wzory
  • polecenie pracy w godzinach nadliczbowych – wzór
  • polecenie odbioru czasu wolnego za nadgodziny bez wniosku pracownika – wzór
  • polecenie odbioru dnia wolnego za niedzielę (święto) – wzór
  • polecenie pełnienia dyżuru – wzór
  • polecenie odbycia podróży służbowej – wzór

 IV. ZMIANY W PRAWIE PRACY W 2022 r.

1. Kompleksowe uregulowanie pracy zdalnej w kodeksie pracy

2. Kontrola trzeźwości pracowników przez pracodawców

3. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej Work-Life Balance w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów (tzw.)

Dyrektywa przewiduje szereg indywidualnych praw związanych z urlopem ojcowskim, urlopem rodzicielskim i urlopem opiekuńczym oraz elastyczną organizacją pracy dla pracowników będących rodzicami lub opiekunami.

Wśród najważniejszych kwestii wymagających przeniesienia do krajowego prawa pracy, znajdują się następujące rozwiązania:

• reguła nieprzenoszalnego co najmniej dwumiesięcznego urlopu rodzicielskiego dla każdego z rodziców, możliwego do wykorzystania do 8 roku życia dziecka.
• wprowadzenie urlopu opiekuńczego do 5 dni roboczych w roku, umożliwiającego zapewnienie osobistej opieki lub wsparcia krewnemu lub osobie zamieszkującej z pracownikiem w tym samym gospodarstwie domowym, którzy wymagają znacznej opieki lub znacznego wsparcia z poważnych względów medycznych.
• prawo do czasu wolnego od pracy z powodu działania siły wyższej w pilnych sprawach rodzinnych spowodowanych chorobą lub wypadkiem, jeżeli niezbędna jest natychmiastowa obecność pracownika.
• zapewnienie, aby pracownicy posiadający dzieci do określonego wieku – co najmniej do 8 lat – mieli prawo do występowania z wnioskiem o elastyczną organizację pracy w celu sprawowania opieki.

4. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii (tzw. dyrektywy o sygnalistach)

5. Wdrożenie dyrektywy Unii Europejskiej w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej (tzw. dyrektywa informacyjna)

6. Projekt zjednoczonej prawicy dot. Pełnego oskładowania umów zlecenia